Dezbateri publice: Managementul circulației electronice a documentelor în administrația publică locală

Miercuri, 4 aprilie 2018, au avut loc dezbateri publice cu privire la implementarea proiectului de automatizare a fluxului de documente în administrația publică locală. Cu toate că inițial s-a anunțat despre dezbateri publice la subiectul comunicării dintre autorități și cetățeni, activitatea s-a desfășurat sub forma unor discuții publice. Printre soluțiile propuse se numără: transparența procesului decizional sub aspect informațional, elaborarea unui concept de transformare electronică a activității primăriei în scopul creării unui cadru participativ, formularea unui regulament de sancționare pentru neîndeplinirea obligațiilor în termenii prestabiliți de către persoanele responsabile etc. La discuții au fost prezenți reprezentați ai societății civile, membrii secretariatului Consiliului Municipal Chișinău,  membrii secretariatului consiliilor subordonate CMC, și alte structuri subordonate primăriei.

Discuțiile publice au fost organizate la inițiativa fracțiunii PSRM din Consiliul Municipal Chișinău. Motivul organizării discuțiilor publice îl constituie lipsa transparenței în procesul de comunicare dintre cetățeni și funcționarii primăriei. Discuțiile s-au axat pe dificultățile întâlnite în procesul de înregistrare a petițiilor la primărie. În calitate de soluție, compania Simpals, specializată în prestarea de servicii internet și animație 3D, a propus crearea unui soft care să permită înregistrarea online a petițiilor și urmărirea etapei la care se află acestea în timp real. Proiectul urmează a fi elaborat gratuit de către compania Simpals și transmis ulterior spre utilizare administrației primăriei.

Vadim Jeleascov, reprezentantul companiei Simpals, a afirmat că inițiativa creării acestui soft a fost determinată de dificultățile întâmpinate de companie atunci când depunea la primărie petiții pentru organizarea unui eveniment sportiv. Reprezentantul companiei a adăugat că:

„Acest soft poate fi inclus și în alte primării din Republica Moldova, care-și vor dori un asemenea sistem. Prima etapă e sistemul de automatizare a fluxului de documente, astfel încât toate documentele să fie în format electronic într-un sistem unic, centralizat.”

Necesitatea implementării acestui proiect, în conformitate cu discursul susținut de reprezentanții CMC, apare în conformitate cu următoarele aspecte ale activității primăriei:

1. Lipsa transparenței;

2. Dispariția unor petiții înaintate, a unor documente din cadrul primăriei;

3. Accesul limitat al cetățenilor la informație;

4. Ineficiența muncii persoanelor responsabile.

Prezent la dezbaterile publice, consilierul municipal Victor Poleacov, a analizat proiectul din perspectiva juridică, insistând asupra necesității implementării acestui proiect în capitală.

„Computerizarea autorităților publice permite pe de o parte crearea unui număr mare de documente cu suport pe hârtie, pe de alta parte lipsa bazei legislative a Soft Word-ului, a personalului în special personalului instruit, dar și abordării unice de sistem pentru crearea sistemului informațional nu permite utilizarea posibilităților tehnologiilor informaționale. Sistemul de integrare a documentelor electronice în circulație e unul dintre cele mai importante mecanisme ale guvernării electronice”, a adăugat consilierul în discursul său.

Organizatorii au menționat care sunt scopurile proiectului:

- Transparența activității CMC;

- Micșorarea numărului de hârtii;

-  Economisirea banilor;

- Protejarea mediului;

- Economisirea resurselor folosite pentru printer etc.;

- Creșterea eficacității muncii;

- Implicarea cetățenilor în procesul de luare a deciziilor;

- Crearea unui sistem unic de stocare a informației.

După prezentare, participanților la discuții li s-a oferit posibilitatea să se expună cu privire la cele prezentate. Inga Grigoriu, Platforma Dreptate și Adevăr, a precizat dacă întrevederea e o dezbatere publică sau o consultare publică.

Țurcan Nichita, reprezentatul Fracțiunii PSRM, a răspuns participantei că e „mai mult o consultare și un schimb de opinii cu reprezentanții societății civile și cu lucrătorii secretariatului primăriei”. Consilierul a adăugat că  prezentarea proiectului realizată de către compania Simpals reprezintă un concept ce urmează a fi prelucrat și prezentat ca proiect de decizie spre aprobare Consiliului Municipal Chișinău.

Mariana Ambros, şefa cabinetului fracţiunii socialiştilor în CMC, a adresat o întrebare către reprezentantul companiei Simpals. 

Vreau să vă atrag atenția asupra transparenței procesului decizional sub aspect informațional, și unde se găsește printre obiective, transparență și acces la informație direct sau, indirectă? Sunt mii de exemple a accesării informației în funcție de tipul beneficiarului în utilizarea acestui soft. Vreau totuși dacă este un act plin de noblețe, o caritate către administrația publică locală care de 26 de ani nu se poate descurca singură în transparența procesului decizional și de 10 ani de la aprobarea legii în domeniu,  să văd anume acest obiectiv la elaborarea soft-ului. Dvs. ca fracțiune l-ați pus ca obiectiv prioritar?

Țurcan Nichita a oferit explicații, menționând că acestea sunt obiectivele pe care și le-a propus compania Simpals, iar fracțiunea pe care o reprezintă și-a propus să elaboreze în baza acestei propuneri conceptul proiectului.

În urma consultării publice, cei prezenți au venit cu următoarele propuneri de îmbunătățire a proiectului:

- Oferirea aplicației respective un caracter sistemic;

- Implicarea mai multor societăți din domeniul TIC;

- Elaborarea unui concept de transformare electronică a activității primăriei;

- Crearea unui sector IT in cadrul primăriei:

- Elaborarea unui regulament de sancționare pentru neîndeplinirea obligațiilor în termenii prestabiliți;

- Principiile ce ar trebui să stea la baza elaborării conceptului trebuie să fie în conformitate cu legea 239, art.5, care prevede  „informarea și asigurarea de posibilități egale pentru participarea cetățenilor”.;

Consultările publice au luat sfârșit după o oră jumate de discuții. Reprezentanții CMC au promis că vor lua în considerație propunerile venite din partea celor prezenți și ulterior, după prelucrarea conceptului proiectului, vor reveni cu o prezentare definitivă a proiectului.

Responsabilă: Cătălina Budurin, voluntară